Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et a transformé la manière dont les entreprises traitent et protègent les données personnelles de leurs clients, employés et partenaires. Cet article aborde les nouvelles responsabilités qui incombent aux sociétés pour se conformer au RGPD et vous offre des conseils pour naviguer dans cet environnement réglementaire complexe.

Première étape : comprendre les principes fondamentaux du RGPD

Le RGPD vise à harmoniser les législations sur la protection des données au sein de l’Union européenne (UE) et à renforcer les droits des individus concernant leurs données personnelles. Il s’applique à toutes les entreprises qui collectent, traitent ou stockent des données personnelles d’individus résidant dans l’UE, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

Les principes fondamentaux du RGPD incluent :

• la licéité, c’est-à-dire que le traitement des données doit être effectué de manière licite, loyale et transparente;
• la limitation de finalités, selon laquelle les données ne peuvent être collectées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes;
• la minimisation des données, qui impose de ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement;
• l’exactitude des données, qui implique de mettre en place des mécanismes pour garantir l’exactitude et la mise à jour des données;
• la limitation de conservation, qui impose de ne conserver les données que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées;
• l’intégrité et confidentialité, qui exigent que les données soient protégées contre tout accès, divulgation ou destruction non autorisés.

Deuxième étape : identifier les nouvelles responsabilités des sociétés

Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent assumer plusieurs nouvelles responsabilités :

Désignation d’un délégué à la protection des données (DPO)

Toutes les organisations dont le traitement des données est une activité principale ou qui traitent des données sensibles à grande échelle doivent désigner un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO doit être indépendant, disposer d’une expertise en matière de législation sur la protection des données et être en mesure de conseiller l’organisation sur la manière de se conformer au RGPD.

Mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées

Les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adéquat par rapport aux risques associés au traitement des données. Ces mesures peuvent inclure la pseudonymisation, le chiffrement, la limitation d’accès ou encore la mise en place de processus de sauvegarde et de restauration des données.

Respect des droits des personnes concernées

Le RGPD renforce les droits des individus en matière de protection des données. Les entreprises doivent donc être en mesure de répondre aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement, à la limitation du traitement, à la portabilité des données et à l’opposition au traitement.

Réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

Lorsqu’un traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les entreprises doivent réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). Cette analyse doit permettre d’évaluer les risques associés au traitement et déterminer les mesures appropriées pour y remédier.

Déclaration des violations de données personnelles

En cas de violation de données personnelles, les entreprises sont tenues de notifier l’autorité compétente (en France, la CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Si la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, ces dernières doivent également être informées sans délai.

Troisième étape : mettre en œuvre les bonnes pratiques pour se conformer au RGPD

Pour aider les entreprises à se conformer au RGPD, voici quelques conseils :

• Cartographier les traitements de données personnelles afin d’identifier les risques et déterminer les mesures à mettre en place pour assurer la conformité;
• Mettre en place des processus internes pour répondre aux demandes des personnes concernées dans les délais impartis;
• Former l’ensemble du personnel sur les exigences du RGPD et leurs responsabilités en matière de protection des données;
• Intégrer la protection des données dès la conception (Privacy by Design) et par défaut (Privacy by Default) dans le développement de nouveaux produits ou services;
• Veiller à la mise en place de clauses contractuelles appropriées avec les sous-traitants et partenaires pour garantir leur conformité au RGPD.

Il est important de garder à l’esprit que le RGPD est un règlement évolutif qui nécessite une vigilance constante et une adaptation continue. Les entreprises doivent donc s’engager dans une démarche proactive pour assurer leur conformité et protéger les données personnelles qu’elles traitent.

Face aux nouvelles responsabilités imposées par le RGPD, il est essentiel pour les sociétés de prendre conscience des enjeux liés à la protection des données et de mettre en place des mesures adaptées pour garantir le respect des droits des individus. Un accompagnement juridique peut être nécessaire pour aider à naviguer dans cet environnement réglementaire complexe et assurer une conformité optimale.